So verabschieden Sie sich vom nervigem Papierkram

Digitale Unternehmens-Buchhaltung

© wutzkoh

In Deutschland setzen immer mehr Unternehmer auf eine digitale Buchhaltung mit digitalisierten und eingescannten Belegen. Auf dem Weg profitieren sie von den vielen Vorteilen einer effizienteren Buchhaltung und sparen sich die altmodische Papierform. Warum die digitale Buchhaltung nicht nur effizienter, sondern auch einfacher ist, möchten wir Ihnen im folgenden Artikel „7 Schritte zur digitalen Unternehmens-Buchhaltung – so verabschieden Sie sich vom nervigem Papierkram“ näherbringen. Natürlich gehen wir dabei auch auf Risiken und Knackpunkte ein, die nicht vernachlässigt werden dürfen.

1. Scannen Sie Ihre Papierbelege

Leider wird es noch einige Jahre dauern, bis sich elektronische Rechnungen in Deutschland zur Norm entwickelt haben. Große Unternehmen und Online-Händler bieten zwar in der Regel digitale Rechnungen an, Einzelhändler, bei denen in bar gezahlt wird, jedoch nur selten. Daher lassen sich Papierbelege nicht vollkommen vermeiden; was jedoch grundsätzlich auch nicht schlimm ist. Es liegt hier jedoch bei Ihnen, diese einzuscannen und richtig zu verwalten. Wir bieten Unternehmern mithilfe unserer Software eine flexible Möglichkeit, Rechnungen in Papierform jederzeit und von überall mithilfe des Smartphones zu übertragen. Größeren Unternehmen mit mehr als einer Handvoll Papierbelege im Monat empfehlen wir die Anschaffung eines Dokumentenscanners.

2. Vernichten Sie Papierbelege und führen Sie digitale Belege und gescannte Papierbelege zusammen

Grundsätzlich können bei der digitalen Buchhaltung alle erhaltenen Papierbelege (bis auf wenige Ausnahmen) wie Rechnungen etc. vernichtet werden. Wie Sie sich vorstellen können, erspart dies bei der Archivierung Unmengen Platz an Aktenordnern. Dabei muss jedoch die erforderliche Voraussetzung des sogenannten „ersetzenden Scannens“ erfüllt werden. Dieser gewährleistet einen lückenlosen und zuverlässigen Prozess: vom Belegeingang, der Digitalisierung und Vernichtung der Papierbelege, der Übermittlung an Ihren Steuerberater und der Verbuchung bis zur Archivierung der digitalen Belege.

3. Wählen Sie die passende Software

Bei der Wahl der Steuersoftware können Sie grundsätzlich frei entscheiden. Diese muss jedoch gewährleisten können, dass alle digital erhaltenen und gescannten Belege an Ihren Steuerberater übermittelt werden, damit dieser die Buchführung erstellen kann. Zur Belegerfassung und Archivierung sind eine Vielzahl Softwarelösungen erhältlich. Wählen Sie diese jedoch am besten zusammen mit Ihrem Steuerberater aus. Die Software muss nämlich eine Schnittstelle bieten, über welche Daten via einer standardisierten DATEV-Schnittstelle übertragen werden können. Zudem müssen hier auch die digitalen und gescannten Belege übermittelt werden.

„Unternehmen online“ von DATEV gehört zu den am häufigsten empfohlenen Softwarelösungen. Sie bietet dem Unternehmer alle benötigten Funktionen zur Bereitstellung der digitalen Belege sowie eine Vorerfassung und Vorkontierung vorzunehmen. Ihr Steuerberater kann die Belege nahtlos weiterverarbeiten, verbuchen und archivieren. Neben dem großen Funktionsumfang gibt es jedoch auch Punkte, die unsere Mandaten regelmäßig bemängeln: Die Bedienung ist leider etwas unkomfortabel und für Einsteiger wenig intuitiv. Zudem haben vor allem Unternehmen aus der Medienbranche, die vorwiegend Apple-Hardware im Einsatz haben, das Problem, dass DATEV-Software nicht auf macOS-Systemen betrieben werden kann.

Mit unserer webbasierten Plattform gehen Sie solchen Problemen aus dem Weg, da sie unabhängig von Betriebssystem und Browser genutzt werden kann. Die Übermittlung digitaler Belege ist einfach und komfortabel, die Handhabung intuitiv. Zudem sehen Sie auf einem Blick die Übersicht der ausgetauschten Belege und Daten, den Stand der aktuellen Buchführung sowie alle Unternehmenskennzahlen. Zusätzlich wird die Kommunikation mit uns als Steuerberater und Ihrem persönlichen Buchhalter komplett über die Plattform abgewickelt. Sie benötigen also keinerlei Drittsoftware.

4. Nutzen Sie weitergehende Services bei der digitalen Buchhaltung

Dank einer digitalen Buchhaltung können noch weitere Services genutzt werden. Neben der besser automatisierten und schneller fertiggestellten Buchhaltung können Zwischenstände der Buchhaltung mehrmals im Monat geliefert werden. Zudem können seitens des Steuerberaters Zahlungsvorschläge zu anstehenden Zahlungen gegeben werden, sodass Skonti bestmöglich genutzt, die Liquidität des Unternehmens optimiert und Kontokorrentzinsen einfach gesenkt werden können. Ebenso kann ein zeitnahes Mahnwesen vom Steuerberater vorbereitet und abgewickelt werden.

5. Gewährleisten Sie die Sicherheit vor dem Finanzamt bei der digitalen Buchhaltung

In Deutschland wird Unternehmen und ihren Steuerberatern ein großes Grundvertrauen entgegengebracht. Das Finanzamt vertraut darauf, dass gemeldete Umsätze, Kosten und Gewinne wahrheitsgetreu angegeben werden. Wie Sie wissen, müssen Unternehmen die zu zahlenden Steuern selbst beim Finanzamt anmelden. Bei der Erstellung der Buchhaltung wird Ihnen die Freiheit gelassen, selbst zu entscheiden, mithilfe welcher Systeme, Software und Verfahren die Buchhaltung geführt werden soll.

Somit können Sie Ihre Buchhaltung ganz individuell den eigenen Bedürfnissen und zur Verfügung stehenden Ressourcen anpassen. Dabei müssen jedoch zwingend die Grundsätze der ordnungsgemäßen und digitalen Buchführung eingehalten werden, welche wiederum im Ermessen des Finanzamtes liegen. Ihr zuständiges Finanzamt führt regelmäßig Betriebsprüfungen durch und prüft dabei nicht nur die klassische Aktenordner-Buchführung, sondern auch die digitale Form.

Wird bei der Betriebsprüfung festgestellt, dass die digitale Buchführung nicht den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung entspricht, drohen hohe Steuernachzahlungen. Häufig sind Belege nicht lückenlos erfasst und archiviert worden. In solchen Fällen schätzt das Finanzamt Umsätze und Gewinne, was in der Regel zu hohen Steuernachzahlungen führt.

Betreiber von Online-Shops und Versandhändler scheitern häufig an den hohen formalen Anforderungen der Dokumentation und Aufbewahrung von Unterlagen beim Warenversand an eine Vielzahl von Kunden – insbesondere bei Lieferungen ins Ausland. Tracking-and-Tracing-Protokolle dienen beispielsweise als Nachweis, dass Produkte tatsächlich an ausländische Kunden geliefert wurden. Wie Sie wissen, können Umsätze mit ausländischen Kunden in Deutschland umsatzsteuerfrei abgerechnet werden. Daher sollten Sie sich den Risiken, die eine Betriebsprüfung mit sich bringen kann, bewusst sein und einen guten Steuerberater an Ihrer Seite haben, der sich der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung (insbesondere bei der digitalen Buchhaltung) bewusst ist.

6. Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen

Um willkürlichen Schätzungen und hohen Steuernachzahlungen bei der Betriebsprüfung vorzubeugen, ist eine korrekte Verfahrensdokumentation auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung unerlässlich. Nur so kann von der Buchhaltung und internen Finanzverwaltung die Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit und Sicherung der digitalen Belege sichergestellt werden. Dafür ist erforderlich, dass in der Dokumentation der gesamte Buchhaltungsprozess vom Beleg-Erhalt (sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form) bis zum Digitalisieren (Scannen) nachvollziehbar dargestellt wird. Von großer Bedeutung ist auch, dass jedes im Rahmen dieses Prozesses verwendete Datenverarbeitungsprogramm dokumentiert und aufgelistet wird. Die GoBD fordern deshalb für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

7. steuerberaten.de ist der richtige Partner

Für Sie als Unternehmer ist es wichtig, den richtigen Partner für die Umsetzung der digitalen Buchhaltung zu wählen. Gerade zu Beginn unterstützt Sie dieser bereits bei der Installation benötigter Hardware (wie bspw. eines Dokumentenscanners), hilft bei der Auswahl und Einrichtung der richtigen Software und unterstütz Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation. Ein erfahrener Steuerberater, mit dem Sie gut zusammenarbeiten können, ist unerlässlich. Denn die Art, Form und Zuständigkeit der Beleg-Digitalisierung ist für jedes Unternehmen individuell festzulegen und zu dokumentieren. Dafür sind wir der perfekte Partner. Als einer der ersten Steuerberater Deutschlands begleiten wir unsere Mandanten bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation und der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung.

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