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Kassenführung für Unternehmen – muss zwingend eine neue Kasse angeschafft werden?

Im September 2020 ist eine von der Finanzverwaltung gewährte Frist zum Einsatz einer sog. zertifizierten, technischen Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) in Kassensystemen abgelaufen. Dies sorgt für allgemeine Verunsicherung auf dem Markt. Viele Unternehmer stellen sich deshalb die Frage, ob sie nun zwingend ein neues Kassensystem anschaffen müssen oder ob sie ihre bisherige Kasse weiterverwenden können.

Muss eine elektronische Registrierkasse angeschafft werden?

Es gibt bislang keine Verpflichtung zur Führung einer elektronischen Registrierkasse. Unternehmen können weiterhin auch mit einer offenen Ladenkasse arbeiten. Bei einer offenen Ladenkasse werden lediglich die Tageseinnahmen und Tagesausgaben am Schichtende gezählt und in einem Kassenbuch erfasst. Für Unternehmen, die Dienstleistungen erbringen (wie z. B. Friseure und Gastronomen), müssen aber dennoch einzelnen Aufzeichnungen zu den erbrachten Leistungen geführt werden. Dasselbe gilt für Unternehmen, die Waren an einen begrenzten Personenkreis veräußern (z. B. Kunstgalerien).

Eine offene Ladenkasse kann also nur noch von Unternehmen genutzt werden, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen veräußern. Für diese Unternehmen genügt es, die Tageseinnahmen zu zählen und täglich im Kassenbuch zu erfassen. Einzelne Umsätze mit einzelnen Kunden müssen nicht erfasst werden (offene Ladenkasse). Unternehmer, die Dienstleistungen erbringen oder Waren an bekannte Personen veräußern, müssen zusätzlich Aufzeichnungen zu den jedem einzelnen Umsätzen (jedem Einzelnen Warenverkauf oder jede einzelne Dienstleistung) vornehmen.

Es bietet sich deshalb in diesen Fällen an, eine elektronische Kasse zu verwenden, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Aber auch für Unternehmen, die hierzu eigentlich nicht verpflichtet wären, kann sich der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse lohnen. Denn die Betrugsmöglichkeiten für Mitarbeiter werden stark eingeschränkt. Zudem besteht beim Einsatz einer offenen Ladenkasse ein hohes Risiko für Steuernachzahlungen bei einer Betriebsprüfung, welches durch den Einsatz einer elektronischen Registrierkasse reduziert werden kann.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen eine elektronische Registrierkasse freiwillig einsetzt oder dazu verpflichtet ist, müssen die nachfolgenden Anforderungen an die elektronische Registrierkasse erfüllt werden.

Unternehmen mit elektronischer Registrierkasse

Bei einer elektronischen Registrierkasse werden sämtliche Umsätze einzeln erfasst und digital gespeichert.

Seit dem Jahr 2020 gelten neuen Sicherheitsauflagen, die nachträgliche Veränderung oder Manipulation von steuerlich relevanten Kassenvorgängen verhindern sollen. Hierfür müssen Kassen über eine sog. TSE-Einrichtung verfügen. Dabei handelt es sich um eine technische Sicherheitseinrichtung (kurz TSE), welche verhindern soll, dass Kassen manipuliert werden können. Hierfür sichert die TSE bei jedem Kassenvorgang die zugehörigen Daten und speichert diese in einem einheitlichen Format ab. Das Finanzamt kann anschließend die geschützten Daten auf Vollständigkeit prüfen. Ebenso muss die Kasse eine Möglichkeit zum Export der aufgezeichneten Kassendaten bieten (sog. einheitliche, digitale Schnittstelle). Die in der jeweiligen Kasse eingesetzten, technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) müssen zertifiziert worden sein. Außerdem ist dem Finanzamt die eingesetzte Kasse zu melden.

Gibt es eine Pflicht die bestehende digitale Kasse aufzurüsten?

Elektronische Kassensysteme, die nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, sind grundsätzlich ab dem 01.10.2020 aufzurüsten. Das heißt, in bestehende Kassensysteme ist grundsätzlich eine TSE nachzurüsten.

Seit dem 01.01.2020 besteht für Kassenhändler das Verbot, Kassensysteme zu vertreiben, die nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, sodass es für Unternehmen nicht mehr möglich ist, eine Kasse zu erwerben, die diese Anforderungen nicht erfüllt.

Bestimmte Altkassen können weiterhin genutzt werden

Bestimmte Altkassen können aber weiterhin bis zum 31.12.2022 genutzt werden. Wichtigste Voraussetzung hierfür ist, dass das alte Kassensystem bauartbedingt nicht um eine TSE nachrüstbar ist. Darüber hinaus muss die Altkasse die Kassenvorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet abspeichern.

Elektronische Kassensysteme, die

  • im Zeitraum vom 26.11.2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft wurden und
  • die Anforderungen der Finanzverwaltung aus der sog. neuen Kassenrichtlinie des Jahres 2010 erfüllen und
  • nicht aber die Möglichkeit zur Aufrüstung mit einer zertifizierten TSE haben,

dürfen nur noch bis zum 31.12.2022 verwendet werden.

Ab dem 01.01.2023 ist dann in jedem Fall eine neue Kasse anzuschaffen, die eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung enthält. Ob Ihre bisherige Kasse also auch über den 01.10.2020 hinaus noch genutzt werden kann, muss genau geprüft werden. Hierbei können wir Sie gern unterstützen.

Soweit bei einer Betriebsprüfung festgestellt wird, dass Ihr Kassensystem nicht mehr zulässig ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass der Betriebsprüfer allein wegen diesem Umstand zu Ihren angegebenen Einnahmen weitere hinzuschätzt. Hierdurch drohen erhebliche Steuernachzahlungen bei der Umsatzsteuer und Ertragsteuer. Dieses Risiko der Steuernachzahlung lässt sich nur vermeiden, wenn Sie sichergestellt haben, dass Ihre eingesetzte Kasse noch zulässig ist oder wenn Sie eine neue Kasse angeschafft und eingesetzt haben.

Verfahrensdokumentation für Kassiervorgänge

Darüber hinaus können Gefahren für Steuernachzahlungen bei einer Betriebsprüfung deutlich reduziert werden, wenn Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen. In dieser werden die Prozesse und Abläufe dokumentiert, die in Ihrem Unternehmen bei Kassiervorgängen gelten. Durch eine gute Verfahrensdokumentation fällt es dem Finanzamt deutlich schwerer, einen Angriffspunkt für Steuernachzahlungen bei Betriebsprüfungen zu finden. Außerdem können Sie durch die genaue Dokumentation über die Abläufe bei Kassiervorgängen in Ihrem Unternehmen den Betrug durch Ihre Mitarbeiter eingrenzen.

Wir beantworten Ihre Fragen

Gern beraten wir Sie im Zusammenhang mit den Herausforderungen bei der Kassenführung. Gemeinsam mit Ihrem Kassenhersteller können wir für Sie prüfen und sicherstellen, ob Ihre eingesetzte Kasse noch den Anforderungen des Finanzamtes genügt. Außerdem erstellen wir gerne eine Verfahrensdokumentation für Sie, welche Sie bei Betriebsprüfungen vor Steuernachzahlungen schützt und zudem Betrug vorbeugt. Sprechen Sie uns hierzu gerne an.

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